Vyzpovídejte své hosty. RSVP dotazník a jak ho sestavit

Posíláte svatební oznámení poštou? Pak k němu připojte kartičku s otázkami a prosbou o zaslání zpět. Daleko pohodlnější je ale tzv. RSVP dotazník (z francouzského respondez s’il vous plait – odpovězte, prosím) poslat hostům elektronicky, např. přes Google dokumenty. Tento program, který je pro přihlášené uživatele zcela zdarma, dokáže odpovědi přizpůsobit dotazovanému na míru, a nakonec je sám vyhodnotí. Vy tak budete mít jasný přehled o přáních a potřebách vašich hostů.

Začátek – osobní údaje

Praktické sestavení dotazníku si sestavíme na modelovém příkladu. Snoubenci na svatbu plánují pozvat své rodiny a přátele, odhadovaný počet hostů je 100. Pro rodinu je připraven roznášený oběd, pro kamarády venkovní raut. V obou případech mají na výběr ze dvou variant: s masem a bez masa. Večer na všechny hosty čeká raut, program a volná zábava. V případě zájmu na místě mohou přespat.

V úvodu dotazníku uveďte, že stačí, aby jej vyplnil jeden zástupce z páru, případně celé rodiny. Nechte hosty vyplnit celé jméno a příjmení a e-mail. Pokračujte rozvětvenou otázkou, kterou můžete zformulovat např. takto:

• Jsi člen rodiny ženicha/nevěsty? (Pozn.: Svědci a jejich doprovod zaškrtnou „ano“.)

Pokračování – informace o obědu

Respondent zaškrtl „ano“, víme tedy, že je člen rodiny novomanželů. Dotazník mu proto nabídne novou stránku. Tu uveďte informací: Rodina a svědkové jsou od 12:00 hodin zváni ke svatebnímu stolu. Další otázky směřujte k počtu zúčastněných, tedy:

• Kolik dospělých s tebou přijde? (Možnosti: 0; 1; 2; jiné)
• Kolik dětí s tebou přijde? (Možnosti: 0; 1; 2; jiné)

Pokračujte zjištěním informací ohledně preferovaného jídla, tedy:

• Jako předkrm se podává salát nebo kachní terina s brusinkami. (Možnosti: Oba/všichni si dáme salát; oba/všichni si dáme terinu; jiné – uveďte počet porcí pro každou variantu)
• Jako hlavní chod se podávají lasagne s masem nebo lasagne se zeleninou. (Možnosti: Oba/všichni si dáme masové; oba/všichni si dáme zeleninové; jiné – uveďte počet porcí pro každou variantu)

Stejné otázky a možnosti odpovědí sepište i pro případ, kdy respondent zaškrtne, že nepatří do rodiny novomanželů, a zúčastní se tedy venkovního rautu. I zde potřebujete vědět počet porcí pro jednotlivé varianty pokrmů. U obou variant se hostů nezapomeňte zeptat, na jaké potraviny mají alergii a zda požadují speciálně sestavené menu (bezlepkové, dia, vegan apod.).

Doprava – spolujízda jako ideální varianta

Foto: Pixabay.com

Na většině svatebních míst jsou místa pro parkování omezená. V ideálním případě by se vaši hosté měli svézt v autech společně. Zeptejte se proto na následující:

• Jsi schopný sebe (a svůj doprovod) dopravit na místo vlastním autem? (Možnosti: ano; ne)
• Budeš mít v autě volné místo (Možnosti: ne; ano – vyplňte počet volných míst)
• Připojíš se ke svatební koloně? (Možnosti: ano, budu v 10:00 na parkovišti u OC Zličín, nazdobíme auta a pojedeme na místo společně; ne, přijedu rovnou na místo)

Přenocování hostů

V této části dotazníku uveďte základní informace o možnostech přenocování, případně odkaz na váš svatební web, kde jsou tyto informace sepsány. Poté se zeptejte třeba takto:

• Plánuješ na místě přespat? (Možnosti: Ano, vezmu si stan a spacák a přespím na pozemku; Ano, prosím o zajištění pokoje v přilehlém penzionu pro 2 osoby, za který zaplatím 500 Kč; Ne, pojedu domů po vlastní ose; Ne, pojedu domů a prosím o zajištění taxi)

Závěr – detaily, které vám usnadní život

Na závěr doporučujeme v dotazníku nechat otevřenou otázku ve smyslu „Chcete nám vzkázat něco jiného?“. Hosté často sami přijdou s návrhy nebo prosbami, které by vás při sestavování dotazníku nemusely napadnout.

Pokud je chcete nalákat na večerní program nebo získat jakoukoliv inspiraci, můžete přidat pár doplňujících zvídavých otázek:

• Jaký hudební nástroj si s sebou přivezu?
• Jakou písničku chci zahrát na večerní diskotéce?
• Jakou svatební hru bych na oslavě uvítal?
• Jaký nápoj/dezert/jídlo by mi udělalo radost?

Stanovte si deadline, do kterého potřebujete znát odpovědi od všech vašich hostů. Nestyďte se jim opakovaně připomínat. Odkaz na elektronický dotazník umístěte na svůj svatební web, pošlete e-mailem nebo vyvěste na soukromou událost na Facebooku. Zkrátka na snadno dohledatelné místo, odkud si ho hosté mohou rozkliknout a během pár okamžiků vyplnit.